Les défauts de paiement peuvent peser lourdement sur les flux de trésorerie d’une entreprise. Les clients qui ne respectent pas le délai de paiement, c’est très fréquent. Il faut donc savoir bien les gérer. Voici un guide pour vous aider à rembourser vos dettes.
Connaître les raisons du non-paiement
Il est important de savoir à quel type de client nous avons affaire en cas de non-paiement. Avant d’entamer toute procédure, vous devez contacter votre client pour connaître les raisons du non-paiement. Cela peut être dû à une imprudence ou à une négligence. Le non-paiement peut également être lié à la mauvaise foi du débiteur ou à une fraude de sa part.
En identifiant la catégorie dans laquelle vous pouvez placer votre client, vous saurez quelle action entreprendre pour obtenir le remboursement. En cas de problème de trésorerie, vous pouvez convenir avec votre client de ne pas recourir à des actions de recouvrement.
collecte amicale
La procédure amiable se déroule en plusieurs étapes. La première étape est un rappel informel. Dans ce cas, vous pouvez envoyer un e- mail ou appeler votre débiteur. Le courrier électronique est plus recommandé, car il peut être utilisé comme preuve au cas où vous auriez à arrêter un juge.
Cette étape se fait le plus rapidement possible, entre 1 et 5 jours de délai de paiement. Adaptez un ton spécifique pour ne pas donner l’impression que vous menacez votre client. Rappelez-lui que le recouvrement extrajudiciaire demeure le meilleur moyen. Ensuite, s’il n’y a pas de retour jusqu’à 10 jours après le contact, vous pouvez envoyer une lettre de relance.
Il est suivi par courrier recommandé avec accusé de réception. L’accusé de réception est conservé et constitue une preuve importante. Cette lettre doit contenir des informations très précises ainsi qu’une copie des factures impayées.
Enfin, si le paiement de votre dette n’a pas encore été effectué, vous devez adresser une mise en demeure à votre débiteur. Cela représente une obligation de payer sous peine de poursuites. Le débiteur dispose généralement de 30 jours après réception de la lettre de mise en demeure pour exécuter. Cette étape est obligatoire avant d’entamer toute action en justice.
Vous pouvez également utiliser un service de recouvrement pour vous occuper de vos clients impayés.
la procédure judiciaire
Le recouvrement judiciaire intervient lorsque le recouvrement amiable a échoué. Cette procédure implique une demande d’injonction de payer adressée au greffe du tribunal compétent. La demande doit contenir toutes les pièces justificatives. A l’issue de cette procédure, les sommes déposées sur les comptes bancaires du client pourront être saisies.
Toutefois, si le montant des impayés est inférieur à 4 000 €, vous devez vous adresser à un huissier. Ce dernier enverra au préalable une lettre d’invitation à participer à la procédure simplifiée au client. A défaut de réponse du débiteur dans un délai de 1 mois, il faudra saisir le juge.
De plus, il doit respecter le délai de prescription.Attention à ne pas le dépasser. Sinon, vous ne pourrez plus réclamer le remboursement de la dette.
Comment éviter les défauts?
Les rétrofacturations ne peuvent pas être complètement évitées. Cependant, il existe des mesures préventives. Vous devez d’abord vous renseigner grâce aux archives du greffe du tribunal de commerce, par exemple. Rendez-vous dans un service d’information pour en savoir plus sur vos clients. Vous pouvez également demander à votre client une attestation auprès de vos autres prestataires.
Ces documents permettent de prouver l’inexistence de factures impayées et de fournir d’autres données telles que le respect des délais de paiement. Contactez votre client dans les plus brefs délais en cas de factures impayées. De plus, les méthodes de paiement préférées sont le prélèvement automatique ou l’ affacturage.
Vous connaissez déjà les étapes à suivre pour gérer les situations d’impayés dans votre entreprise. N’hésitez pas à appliquer les conseils précités pour assainir votre portefeuille clients.
