Afin de rembourser les frais du salarié, un justificatif doit toujours être fourni à l'employeur. C'est un document comptable qui permet d'apprécier la régularité des dépenses engagées, de se prémunir contre l'URSSAF en cas de contrôle et de récupérer la TVA déductible sur les dépenses éligibles. Mais derrière ces usages, quels sont les justificatifs que les salariés doivent fournir pour valider une note de frais?
Qu'est-ce qu'un reçu avec une note de frais
Quels sont les éléments essentiels à mettre en évidence sur les pièces justificatives des notes de frais par type de dépense Frais de repas?
Frais de kilométrage
Les coûts de transport
Les frais d'hébergement
Qu'est-ce qu'un reçu avec une note de frais
Il arrive souvent qu'un salarié, dans le cadre de son activité, inclue des frais sur ses dépenses professionnelles. L'entreprise est alors tenue de les restituer. Toutefois, ce remboursement s'effectue sous certaines conditions et sur la base de documents faisant foi. Nous estimons généralement qu'un simple justificatif de dépense ou une facture indiquant le montant, la date, le lieu et la nature de la dépense est suffisant. Cependant, plusieurs règles régissent la validité des pièces justificatives afin de bénéficier d'un remboursement. Si ces réglementations ne sont pas prises en compte, cela peut rapidement conduire à une inspection par l'URSSAF.
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Quels sont les éléments indispensables à indiquer sur les pièces justificatives des notes de frais par type de dépense?
Certaines informations sont importantes à préciser sur le justificatif de dépenses selon le type de dépenses engagées :
Frais de repas
Il est facile de comprendre que les employés sont un peu perplexes face à la complexité du système de justification des notes de frais. Cependant, il y a des spécificités. Par exemple, lorsqu'un employé invite un client à déjeuner, il est obligatoire d'écrire sur un bout de papier :
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– Nom et prénom de chaque invité ; – Fonction de chaque visiteur ; – Le nom de l'entreprise de chaque invité.
Frais de kilométrage
La justification des frais de kilométrage nécessite d'autres détails. Dans un premier temps, le salarié doit fournir à l'employeur sa carte grise. Il doit également informer sur :
– motif du départ ; – Emplacement de la mission ; – Kilométrage total réalisé ; – Pouvoir fiscal des véhicules.
Les coûts de transport
Il est indispensable de fournir le motif exact du déplacement ainsi que le justificatif d'achat des titres de transport à rembourser. L'entreprise peut également vous rembourser les déplacements entre votre domicile et votre point de départ (gare, aéroport, etc.). Cependant, il ne recrée pas les trajets domicile-travail quotidiens du salarié (sauf cas particulier). Si le trajet est effectué avec une voiture de société, la société est tenue de rembourser tous les frais de carburant et de péage sur présentation d'un justificatif.
