Choisissez un logiciel de caisse adapté à votre activité

Une société commerciale ou un entrepreneur est généralement confronté au choix du bon logiciel de caisse enregistreuse pour rationaliser son activité. Face à un large catalogue d'appareils pour gagner, enregistrer des achats, et même gérer des stocks, il est difficile de s'y retrouver. Qu'il s'agisse d'un fleuriste, d'un coiffeur ou d'une entreprise de restauration, sachez qu'il existe des coffrets pour tous les goûts! Voici les 5 critères de sélection.

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L'outil est-il adéquat et adapté à mon entreprise?
L'outil est-il ergonomique et facile à utiliser?
L'outil est-il conforme à la réglementation en vigueur?
L'outil propose-t-il des services associés?
Qu'en est-il du rapport qualité/prix?
L'outil est-il adéquat et adapté à mon entreprise?

Il faut savoir que chaque entreprise a sa propre spécificité. Logiquement, le logiciel de paiement doit également correspondre aux étapes. Ces derniers doivent s'adapter aux besoins professionnels, mais aussi aux habitudes de travail.

Besoin d'un code barre? Recevoir des commandes à distance? Impression directe de notes? Gestion des menus? Des inventaires quotidiens? Autant de questions qui méritent une réponse.

Votre logiciel de gestion d'épicerie sera différent du logiciel de votre barbier, par exemple. Ce dernier a en effet besoin de gérer ses rendez-vous, son catalogue de produits et services, ses cartes de fidélité ou encore ses chèques cadeaux. Une épicerie, quant à elle, a besoin d'encaisser rapidement ses clients, de gérer les stocks et de livrer leurs produits ou d'enregistrer des commandes. En tant que commerçant, vous aurez également besoin d'une caisse enregistreuse à écran tactile et d'un lecteur de codes-barres pour plus de commodité et de rapidité.

Quant à un restaurateur, il doit répondre aux besoins de prise de commande, de gestion des tables, de composition d'un menu. Par conséquent, elle a besoin d'un outil polyvalent et fiable pour éviter les problèmes de rupture de stock sur ses produits.

L'outil est-il ergonomique et facile à utiliser?

Afin de ne pas perdre de temps à bidouiller chaque passage en caisse, il est impératif que le logiciel soit simple d'utilisation. Son interface doit également être fluide, agréable et ergonomique.

Dans tous les cas, elle doit être accessible à tous sans formation préalable, qu'il s'agisse de cadres, d'employés ou de saisonniers.

L'outil est-il conforme à la réglementation en vigueur?

A partir du 1er janvier 2018, les activités utilisant le logiciel de caisse doivent utiliser un outil certifié. Plus précisément, il doit répondre aux exigences suivantes : stockage, sécurité, archivage des données et immuabilité.

Ces règles entrent en vigueur pour lutter contre la fraude à la TVA. Tout manquement à l'une des conditions entraînera une amende de 7 500 €. Veuillez noter que les professionnels ne sont pas tenus d'utiliser le logiciel de caisse. Seuls les acquéreurs et les entreprises assujetties à la TVA sont soumis à l'obligation d'équipement. Ainsi, les professionnels réalisant un chiffre d'affaires annuel inférieur à 82 200 euros et les prestataires de services réalisant un chiffre d'affaires annuel inférieur à 32 900 euros ne sont pas intéressés.

L'outil propose-t-il des services associés?

Il peut être intéressant d'avoir des informations sur les services associés indiqués par l'éditeur du logiciel. Parmi les points qui font la différence on peut citer la formation, l'assistance téléphonique et même l'aide à la mise en place d'une nouvelle caisse enregistreuse.

Qu'en est-il du rapport qualité/prix?

Le budget reste important dans l'analyse des performances des nouveaux équipements. En effet, certains éditeurs peuvent proposer un prix attractif, avec des frais supplémentaires (frais de mise à niveau, de hotline ou de maintenance).

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