Quels outils pour la dématérialisation des actes administratifs?

Aujourd'hui, la quasi-totalité des collectivités locales entrent dans le processus de dématérialisation des actes administratifs. On voit alors comment ces décrets et délibérations, qui parviennent aux élus par courrier, disparaissent peu à peu. Nous utilisons actuellement l'informatique via des plateformes tierces de confiance qui offrent divers outils.

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Logiciel KDelib
Logiciel Kbox
Logiciel KVote
Logiciel KDelib

Dans cette perspective, les délibérations et la dématérialisation des actes administratifs sont entièrement gérées dans le cloud. Ce n'est pas une solution si nouvelle, car en 2004 nous avons présenté GEDeliberation. L'outil dont nous disposons aujourd'hui est KDelib. KDelib est un outil très complet et a l'avantage d'être disponible à tout moment.

Grâce à cet outil, les collectivités locales pourront préparer des procès-verbaux, notamment des décrets, des décisions et des réunions avec pièces jointes. KDelib vous permet également de gérer les sessions ainsi que leur préparation et les activités après la session. En effet, sur cet outil, nous pouvons préparer des réunions électroniques de pré-session des parties prenantes, par exemple faire des états de présence et de vote pendant les sessions, et éditer des collections et des rapports post-session.

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Logiciel Kbox

Les élus de plusieurs mandats doivent assister à des séances différentes, et dans cette mission, dès qu'ils peuvent s'organiser, ils peuvent parfois se perdre. L'outil Kbox leur facilitera grandement la vie : il vous permettra de recevoir des convocations électroniques aux réunions. L'élu y a un classeur électronique. Sur Kbox, il pourra voir en un coup d'œil les sessions auxquelles il doit assister.

Pour la séance, la personne intéressée peut préparer les documents nécessaires à la rencontre. Il peut le faire sur cette session d'annotation pour ne pas se perdre le jour J au milieu de tous les dossiers. Il peut même envoyer ces documents directement aux participants à la réunion. Kbox permet également d'avoir une discussion avec une ou plusieurs personnes afin de préparer une session. L'élu peut toujours travailler, même en déplacement, car les documents peuvent être consultés sur Kbox même sans réseau.

Logiciel KVote

Grâce à cet outil, on peut aussi se permettre d'organiser plus facilement le vote. Kvote se présente comme un outil de gestion des présences et de vote électronique. Pendant la session, KVote affiche la présence des participants en temps réel. Chaque élu pourra alors voir qui était présent ou absent à tel ou tel moment de la réunion.

Pour le vote, l'ordre du jour sera présenté sur l'appareil mobile. Chaque élu et représentant pourra voter directement depuis son appareil mobile. Vous n'avez pas non plus besoin d'attendre des heures pour que les votes soient comptés, car les résultats sont affichés directement. Grâce à KVote, vous ne devriez pas avoir peur de la faillibilité des résultats. En effet, cet outil offre la possibilité de suivre vos activités.

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