Services d'externalisation : comment ça marche?

Que ce soit pour réduire vos coûts dans le cadre d'activités nécessitant une expertise de pointe, pour libérer du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier ou pour gagner en flexibilité dans la gestion de votre entreprise, les avantages de l'externalisation de certains services sont multiples. Cependant, la réussite d'un tel projet nécessite une préparation minutieuse. Découvrez comment externaliser les services de votre structure.

La phase de pré-externalisation

Dans le processus d'externalisation de vos services, cette étape est de la plus haute importance. La phase préalable à l'externalisation correspond à l'élaboration de votre projet, à travers une étude approfondie prenant en compte différents aspects. Il est clair que cette opération va provoquer un véritable bouleversement dans votre organisation habituelle, plus précisément au niveau des services concernés. par conséquent, vous devez trouver la meilleure façon de motiver les employés concernés par la décision d'externaliser. En les impliquant dans le projet dès le début, vous éviterez qu'ils ne vous cachent des informations sensibles, qui pourraient vous être préjudiciables.

Après avoir impliqué les salariés dont les activités sont à externaliser, il faut s'intéresser aux prestataires susceptibles de vous accompagner. N'hésitez pas à effectuer une prospection poussée pour sélectionner les professionnels présentant le meilleur profil. Cette approche vous permettra également de vous faire une idée plus ou moins précise des coûts des services d'externalisation.

La phase de pré-externalisation doit vous permettre de vous assurer que les activités que vous souhaitez externaliser sont dans leur phase de maturité. Mettez en place une stratégie qui vous permet d'améliorer en continu les services qui font partie du projet. Lorsque vous voyez que tout est prêt, vous pouvez vous lancer avec la certitude de réussir cette aventure.

Le stade réel de l'externalisation

C'est durant cette phase que vous rédigerez votre cahier des charges. Celle-ci doit se caractériser par sa précision et sa clarté. L'importance de ce document réside dans le fait que c'est celui qui vous permettra de lancer l'appel d'offres pour trouver le prestataire avec le meilleur profil. Avec un cahier des charges, vous avez la certitude que les besoins de votre entreprise sont pleinement pris en compte. Veillez également à bien préparer votre dossier pour qu'il soit le plus détaillé possible. Ce n'est qu'à cette condition que vous disposerez d'un argumentaire solide lors de la négociation des contrats avec le prestataire sélectionné.

Dans ces conditions, il est impossible de réussir votre projet d'externalisation sans rédiger un contrat. Elle peut nécessiter l'intervention de la législation de plusieurs pays dans certains cas, cela doit impérativement refléter les exigences et les besoins de votre entreprise. Mieux encore, il est crucial que ce document reflète le niveau de qualité et de performance recherché, tout en engageant le prestataire pour une durée bien définie. En ce sens, les indicateurs d'évaluation du service rendu par l'entreprise contractante doivent être clairement définis. Il en va de même pour le coût du service fourni. Évidemment, il est important de prendre les mesures appropriées pour que les différentes activités externalisées soient réalisées dans un cadre légal bien précis.

Bien gérer la post-externalisation de vos services

Lorsque vous avez mis en place avec succès le contrat d'externalisation, il est évident que les services en question ne sont plus pris en charge par votre entreprise. Il vous suffit de penser à une procédure qui vous permette de remplir le contrat, tout en veillant à ce que la qualité de la prestation corresponde à vos attentes. Vous devez donc effectuer un suivi périodique tout en demandant à votre prestataire de vous fournir les éléments indispensables pour évaluer les résultats obtenus.

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